MWST aus Deutschland und dem Ausland zurückholen: Das Vorsteuervergütungsverfahren für Schweizer Unternehmen
- Zahlt Ihr Unternehmen im Ausland MWST auf Reisekosten, Messen oder Hotels, ist diese nicht automatisch verloren – sie lässt sich über das Vorsteuervergütungsverfahren zurückholen.
- Das Verfahren läuft separat von Ihrer normalen Schweizer MWST-Abrechnung, direkt beim Fiskus des jeweiligen Landes (für Deutschland: beim BZSt).
- Die Frist ist hart: 30. Juni des Folgejahres, keine Verlängerung möglich.
Inhalt
Warum hier viele KMU Geld liegen lassen
Ihr Aussendienstmitarbeiter übernachtet für einen Kundentermin in München, Ihr Standpersonal steht drei Tage an einer Messe in Stuttgart, ein Techniker reist zur Wartung nach Lyon: Überall entsteht ausländische Mehrwertsteuer auf der Rechnung – und die meisten Unternehmen kleben diese Belege einfach zusammen mit den Schweizer Spesen in die Buchhaltung, ohne die ausländische MWST je zurückzufordern. Verständlich, aber schade: Bei regelmässigen Auslandsreisen kommen so schnell mehrere Hundert bis Tausend Franken pro Jahr zusammen, die einfach liegen bleiben.
Ein Zürcher Ingenieurbüro entsendet drei Mitarbeitende zu einer Fachmesse in Stuttgart: Standmiete, zwei Hotelnächte pro Person und diverse Geschäftsessen. Die deutsche MWST auf diesen Rechnungen beträgt schnell CHF 1'200–1'800 – ein Betrag, der bei korrekter Antragstellung vollständig zurückerstattet werden kann.
Warum der normale Vorsteuerabzug hier nicht funktioniert
In der Schweizer MWST-Abrechnung dürfen Sie nur Vorsteuer geltend machen, die Ihnen von einem in der Schweiz steuerpflichtigen Leistungserbringer in Rechnung gestellt wurde. Deutsche oder französische MWST auf einer ausländischen Rechnung gehört nicht dazu – sie fällt in einem anderen Steuergebiet an und kann dort nur über das jeweilige nationale Verfahren zurückgefordert werden. Das ist keine Schweizer Besonderheit, sondern gilt spiegelbildlich für jedes Land: Eine deutsche GmbH, die in Frankreich eine Hotelrechnung bezahlt, kann die französische MWST auch nicht einfach in ihrer deutschen Umsatzsteuervoranmeldung abziehen.
Das Verfahren für Deutschland: BZSt-Drittlandsverfahren
Da die Schweiz kein EU-Mitglied ist, läuft die Rückforderung deutscher MWST nicht über das normale EU-Vorsteuervergütungsportal, sondern über das sogenannte Drittlandsverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Grundvoraussetzung ist die Gegenseitigkeit zwischen der Schweiz und Deutschland – diese ist erfüllt, das BZSt führt die Schweiz auf seiner Liste anerkannter Gegenseitigkeitsstaaten.
| Merkmal | Drittlandsverfahren (Schweiz → Deutschland) |
|---|---|
| Zuständige Behörde | Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), Dienstsitz Schwedt |
| Verfahrensart | Papierverfahren mit Originalbelegen (kein reines Online-Verfahren wie für EU-Ansässige) |
| Frist | 30. Juni des Folgejahres, nicht verlängerbar |
| Voraussetzung | Gegenseitigkeit CH–DE (erfüllt) |
| Belege | Rechnungen und Einfuhrbelege im Original, fortlaufend nummeriert |
| Vertretung | Antragstellung durch Bevollmächtigte möglich |
So läuft der Antrag ab
Belege während des Jahres sauber sammeln
Jede Rechnung mit ausländischer MWST separat kennzeichnen – am besten direkt bei der Spesenerfassung nach Land taggen, damit am Jahresende nichts übersehen wird.
Unternehmerbescheinigung besorgen
Eine Bescheinigung der zuständigen Schweizer Steuerbehörde, die Ihre Unternehmereigenschaft nachweist – wird dem Antrag beigelegt.
Antrag beim BZSt einreichen
Originalbelege fortlaufend nummeriert beilegen, Antrag per Post an das BZSt in Schwedt senden – frühestens nach Ablauf des betreffenden Kalenderjahres.
Frist im Auge behalten
Spätestens 30. Juni des Folgejahres muss der Antrag beim BZSt eingegangen sein – Fristversäumnis bedeutet endgültigen Verlust des Anspruchs.
Ein selbst ausgedruckter PDF-Beleg gilt bei manchen Behörden nicht automatisch als "Original". Klären Sie bei grösseren Beträgen frühzeitig ab, welche Nachweisform akzeptiert wird, statt am Jahresende eine böse Überraschung zu erleben.
Kurzcheck: Lohnt sich mein Antrag?
Ein Vergütungsantrag ist mit Aufwand verbunden – Belege sammeln, Formulare ausfüllen, Fristen einhalten. Ob sich das lohnt, hängt vom Betrag ab. Rechnen Sie kurz nach:
Lohnt sich der Antrag?
Schätzen Sie die im Ausland bezahlte MWST für das betreffende Jahr.
Was nicht erstattet wird
Nicht jede ausländische MWST ist erstattungsfähig, und die Regeln unterscheiden sich von Land zu Land:
- Akonto- und Vorauszahlungen: Für Anzahlungsrechnungen besteht kein Anspruch – erst die definitive Schlussrechnung nach Leistungserhalt berechtigt zur Vergütung.
- Länderspezifische Ausschlüsse: Manche Länder schliessen bestimmte Ausgabenkategorien komplett aus – etwa Treibstoffkosten in einzelnen Staaten. Was im Zielland ausgeschlossen ist, sollte vor der Reise geklärt werden.
- Garantieleistungen mit Weiterverrechnung: Führt ein Unternehmen im Ausland eine Reparatur durch und verrechnet diese dem Endabnehmer weiter, gilt das als Inlandslieferung – das kann eine Registrierungspflicht statt eines Vergütungsanspruchs auslösen.
Für Profis: Der Spiegelfall – Schweizer MWST zurückfordern
Wer international denkt, kennt auch die umgekehrte Situation: Ein ausländisches Unternehmen – etwa ein deutscher Aussteller an einer Schweizer Messe – zahlt Schweizer MWST und möchte diese zurückfordern. Auch das ist möglich, allerdings mit eigenen Formalitäten:
| Merkmal | Ausländisches Unternehmen → Schweiz |
|---|---|
| Zuständige Behörde | Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) |
| Formulare | Ausschliesslich die offiziellen Formulare Nr. 1222 und 1223 – andere Formulare werden nicht akzeptiert |
| Mindestbetrag | CHF 500 MWST pro Kalenderjahr |
| Frist | 1. Januar bis 30. Juni des Folgejahres, nicht verlängerbar |
| Vertretung | Zwingend: ein Vertreter mit Wohn- oder Geschäftssitz in der Schweiz muss bestellt werden |
| Wichtige Einschränkung | Wer selbst eine steuerbare Leistung in der Schweiz erbringt, wird steuerpflichtig und fällt aus diesem Verfahren heraus |
Auch hier gilt: Für Voraus- und Akontozahlungen besteht kein Vergütungsanspruch, und bei elektronisch übermittelten Rechnungen ist Vorsicht geboten – ein blosser Ausdruck gilt oft nicht als Original.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich ausländische MWST einfach in meiner Schweizer MWST-Abrechnung abziehen?
Nein. Vorsteuerabzug funktioniert nur innerhalb desselben Steuergebiets. Deutsche MWST auf einer Hotelrechnung muss über das separate Vorsteuervergütungsverfahren zurückgefordert werden.
Bis wann muss ich den Antrag stellen?
Die Frist läuft bis zum 30. Juni des Folgejahres und ist nicht verlängerbar. Wer sie verpasst, verliert den Anspruch endgültig.
Welche Belege brauche ich?
Sämtliche Rechnungen und Einfuhrbelege im Original, fortlaufend nummeriert. Klären Sie vorab, ob elektronische Belege in Ihrem Fall als Original akzeptiert werden.
Kann auch ein ausländisches Unternehmen Schweizer MWST zurückfordern?
Ja, über die ESTV-Formulare 1222 und 1223, sofern mindestens CHF 500 MWST angefallen sind, ein Schweizer Vertreter bestellt wird und die Frist bis 30. Juni eingehalten wird.
Auslandsbelege von Anfang an sauber trennen: Mit der Spesen App lassen sich Belege direkt nach Land und MWST-Satz kategorisieren – damit am Jahresende nichts für den Vergütungsantrag fehlt.
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